FRIVILLIGE

Alle arrangement har behov for et team av frivillige.

Oppgaver:

Frivilligkoordinator:
Har ansvar for fordeling av oppgaver/jobber for de frivillige. Koordinator er bindeledd mellom administrasjonen og de frivillige, og har direkte kontakt med frivillige og produsenter. Koordinator setter opp vaktlister.

Produsent;
Skal bistå VFs administrasjon og være et bindeledd mellom artist og administrasjonen for kunstnerisk og teknisk tilrettelegging.

Arrangementsansvarlig:
Har ansvar for praktisk og teknisk gjennomføring av arrangementet/ene i henhold til kjøreplaner og teknisk rider. Arrangementsansvarlig er bindeleddet mellom administrasjon og artist (etter at kontrakt er inngått), stedsansvarlig, artistkontakt, tekniker, billettansvarlig og øvrige frivillige. Arrangementsansvarlig organiserer frivillig-teamet som er satt opp av frivilligkoordinator. I noen av arrangementene vil produsent og arrangementsansvarlig være samme person.

Stedsansvarlig:
På enkelte store arrangementer/arenaer vil det i tillegg til arrangementsansvarlig være en stedsansvarlig. Stedsansvarlig har ansvar for det som skjer på stedet, rydding og styling av arenaen (se egen beskrivelse)i forkant av konserten, evt. rigging av bord til billettsalg med mer, rydding i etterkant av konserten, og vil være til stede på arenaen under arrangementet. Stedsansvarlig skal være et bindeledd mellom arrangementsansvarlig og de øvrige frivillige, og kunne avlaste arrangementsansvarlig dersom denne har flere arrangementer i sitt ansvarsområde. Stedsansvarlig har ansvar for opprydding av arenaen etter konsert.. Ved mange arrangementer vil stedsansvarlig og arrangementsansvarlig være samme person.

Artistkontakt:
Har ansvar for å ta vare på artisten - før, under og etter konserten - som beskrevet i kjøreplanen for arrangementet. Dersom arrangementet har arrangementsansvarlig avtaler artistkontakt det praktiske nærmere med denne, hvis arrangementsansvarlig ikke finnes avtaler artistkontakt direkte med artist. Oppgavene kan være å låse opp lokale etter avtale med lokal arrangør, transport av artist, backstage-catering, dele ut eventuelle blomster til artist etter konsert mm. Artistkontaktens oppgaver varierer fra arrangement til arrangement.

Billettansvarlig:
Har ansvar for hente/returnere dørsalgskasse med dørsalgsbilletter og veksel, for billettsalg og for oppgjør etter konsert. Det foreligger egen instruks for denne funksjonen.

Billettør/arenavert:
Bistå billettansvarlig med billettsalg, samt være med å løse aktuelle oppgaver ved inngangen til arenaen. Ta i mot billetter ved inngang. Dele ut program, flyere, bistå artistkontakt med forefallende oppgaver

Administrasjonsbistand:
Bistå administrasjonen i forefallende kontorarbeid; produksjon av materiell kopiering, distribusjon med mer.

 Baransvarlig
Stedlig ansvarlig for servering og salg av alkohol og mineralvann. Ansvar for innkjøp, mottak og retur i samarbeid med markedssjef i VF, for organisering av serveringspersonell, for salg i baren og for salgsoppgjør. Det foreligger en egen instruks for denne funksjonen

 Serveringspersonell:
Bistå baransvarlig med salg og/eller servering av mat og drikke ved de arenaene som har servering.

 Vakt:
Bistå med vakthold på arenaene.

 Rigg:
Opprigg og nedrigg av scene, montere telt, gjerder, bære stoler etc. Dette krever litt muskler og en sterk rygg.

 Promotering:
I forkant og underveis i festspillene: Henge plakater, distribuere flyere med mer.

Distribusjon:
I forkant av festspillene: Levere program til butikker og lignende, og sørge for at det er løpende fylt opp

Sikkerhet:
Det vil foreligge sikkerhetsplan for hvert enkelt av festspillenes arrangementer. Produsent/ arrangementsansvarlig har hovedansvaret for sikkerheten under arrangementet, og skal informere de andre frivillige om rutiner før arrangementets start.

Våre forventninger til de frivillige.

  • Sett deg inn i programmet. Ha alltid programmet tilgjengelig, i tilfelle spørsmål fra publikum eller andre.
  • Du må ha god kjennskap til festivalens innhold, samt praktisk og logistikkmessig gjennomføring.
  • Ta initiativ og spør hvis det er noe du er usikker på. Uansett hvor mye informasjon og hvor godt planlagt et arrangement er, så kan uforutsette ting oppstå. Vær fleksibel og løs oppgaven. Ring administrasjonen hvis du er usikker.
  • Du må være tilgjengelig, holde de avtaler du har inngått med produsent eller frivilligkoordinator.
  • Inntak av alkohol når du er på jobb for festspillene er ikke tillatt
    Frustrasjon må tas ut internt i festspillene. Ikke la artister, lokale samarbeidspartnere eller publikum bli en del av den. Unngå diskusjoner angående festspillene. Publikumsklager henvises til administrasjonen.
    Ingen uttalelser til pressen, misforståelser kan lett oppstå. Pressen må henvende seg til festspillenes administrasjon.
  • Våre frivillige skal være blide og imøtekommende!
    Det skal være hyggelig å være frivillig under festspillene. Frivilligkoordinator kommer sannsynligvis til å ringe/maile dere en god del, ikke vær redd for å si nei hvis dere ikke har anledning til å jobbe.

Hva får de frivillige

  • Gode konsertopplevelser
  • Utfordringer og erfaringer og muligheter til å bli kjent med nye mennesker.
  • Erfaring og opplevelse av festivalen fra innsiden.
  • Pass for 2 personer (deg selv og én til) som gir gratis adgang til de fleste av arrangementene i regi av festspillene (så lenge det er billetter igjen, og med unntak av arrangementer med bespisning). Vi oppfordrer alle til å få med seg så mange arrangementer som mulig! I 2017 gjelder særskilte regler for Fyrverkerikonserten, snakk med administrasjonen.
  • Rabatterte billetter (20%) til utvalgte arrangementer til venner og familie, maks 4 billetter per arrangement.
  • Årets T-skjorte.